หน้าหลัก |  รับรองเอกสาร | หนังสือรับรองต่าง ๆ |

ระเบียบกระทรวงการต่างประเทศ
ว่าด้วยการรับรองเอกสาร
พ.ศ.2539
---------------------------------

โดยที่เป็นการสมควรปรับปรุงระเบียบกระทรวงการต่างประเทศว่าด้วยการรับรองเอกสารเสียใหม่ให้เหมาะสมยิ่งขึ้น เพื่อปฏิบัติตามความในข้อ 9 แห่งระเบียบสำนักนายยกรัฐมนตรีว่าด้วยการปฏิบัติราชการเพื่อประชาชนของหน่วยงานของรัฐพ.ศ.2532 กระทรวงการต่างประเทศจึงวางระเบียบว่าด้วยการรับรองเอกสารไว้ดังต่อไปนี้

ข้อ 1. ระเบียบนี้เรียกว่า "ระเบียบกระทรวงการต่างประเทศว่าด้วยการรับรองเอกสาร พ.ศ.2539 "

ข้อ 2. ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศเป็นต้นไป

ข้อ 3. ให้ยกเลิกระเบียบกระทรวงการต่างประเทศว่าด้วยขั้นตอนและระยะเวลาการยื่นและรับรองเอกสาร พ.ศ.2532

บรรดาระเบียบข้อบังคับและคำสั่งอื่นใดที่กำหนดไว้แล้วในระเบียบฉบับนี้หรือซึ่งขัดหรือแย้งกับข้อบทระเบียบนี้ ให้ใช้ระเบียบนี้แทน

ข้อ 4. เอกสารที่จะนำมายื่นเพื่อขอให้รับรอง จะต้องเป็นเอกสารที่แปลจากต้นฉบับภาษาไทยที่ทางราชการออกให้ตามกฎหมาย หากเป็นเอกสารที่ภาคเอกชนจัดทำขึ้น จะต้องได้รับการรับรองจากส่วนราชการที่เกี่ยวข้องก่อน

ข้อ 5. การยื่นคำขอให้รับรองคำแปลดังกล่าว ให้ยื่นคำร้องขอนิติกรณ์ตามแบบที่กำหนดต่อส่วนราชการของกระทรวงการต่างประเทศพร้อมเอกสาร ดังต่อไปนี้

• ต้นฉบับภาษาไทย พร้อมสำเนา 2 ชุด ในกรณีที่ไม่มีต้นฉบับมาแสดง สำเนาที่นำมายื่นจะต้องได้รับการรับรองสำเนาถูกต้องจากส่วนราชการที่ออกเอกสารนั้น  เว้นแต่ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องจะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น
• ต้นฉบับคำแปลภาษาอังกฤษที่ผู้แปลลงชื่อรับรองว่าเป็นคำแปลที่ถูกต้องพร้อมสำเนา 1ชุด  ในกรณีที่ส่วนราชการที่ออกเอกสารสามารถจัดทำคำแปลให้ได้ คำแปลที่นำมายื่นต้องเป็นคำแปลที่จัดทำโดยส่วนราชการนั้น ๆ
• บัตรประจำตัว หรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ พร้อมสำเนา 1 ชุด
• ในกรณีที่เจ้าของเอกสารไม่สามารถยื่นคำร้องด้วยตนเอง  ให้มีหนังสือมอบอำนาจและบัตรประจำตัว หรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ของผู้มอบอำนาจพร้อมสำเนา 1 ชุด   หากเจ้าของเอกสารเป็นนิติบุคคล  ให้มีหนังสือมอบอำนาจจากผู้มีอำนาจลงนามแทนนิติบุคคลนั้น บัตรประจำตัวหรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ของผู้มีอำนาจลงนามแทนพร้อมสำเนา 1 ชุด

ข้อ 6. เอกสารที่นำมายื่นเพื่อขอให้รับรองคำแปล จะต้องเป็นเอกสารที่แปลจากต้นฉบับภาษาต่างประเทศที่ทางราชการของประเทศนั้น ๆ ออกให้  หรือเป็นเอกสารที่แปลจากต้นฉบับภาษาต่างประเทศ ซึ่งภาคเอกชนจัดทำขึ้น  เอกสารตามวรรคก่อนจะต้องได้รับการรับรองจากสถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้น ๆ ในประเทศไทย

ในกรณีที่ยืนคำร้องต่อสถานทูตหรือสถานกงสุลไทยในต่างประเทศ  เอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศ หรือโนตารี พับลิค หรือหน่วยงานอื่นตามกฎหมายของประเทศนั้น ๆ แล้วแต่กรณี

ข้อ 7. การยื่นคำขอให้รับรองคำแปลดังกล่าว  ให้ยื่นคำร้องขอนิติกรณ์ตามแบบที่กำหนดต่อส่วนราชการของกระทรวงการต่างประเทศ พร้อมเอกสารดังต่อไปนี้

1. เอกสารที่ได้รับรองตามข้อ 6 พร้อมสำเนา 1 ชุด โดยมีต้นฉบับภาษาต่างประเทศมาแสดงด้วย
2. ต้นฉบับคำแปลภาษาไทยที่ผู้แปลลงชื่อรับรองว่าเป็นคำแปลที่ถูกต้องพร้อมสำเนา 1 ชุด
3. บัตรประจำตัว หรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ พร้อมสำเนา 1 ชุด
4. ในกรณีที่เจ้าของเอกสารไม่สามารถยื่นคำร้องด้วยตนเอง  ให้มีหนังสือมอบอำนาจและบัตรประจำตัว หรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ของผู้มีอำนาจ พร้อมสำเนา 1 ชุด  หากเจ้าของเอกสารเป็นนิติบุคคล  ให้มีหนังสือมอบอำนาจจากผู้มีอำนาจลงนามแทนนิติบุคคลนั้น บัตรประจำตัวหรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ของผู้มีอำนาจลงนามพร้อมสำเนา 1 ชุด

ข้อ 8. การยื่นคำร้องขอนิติกรณ์เพื่อขอให้รับรองคำแปลจากภาษาต่างประเทศที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษเป็นภาษาไทย ให้แนบต้นฉบับภาษาต่างประเทศและต้นฉบับคำแปลภาษาอังกฤษที่ได้รับการรับรองจากสถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้น ๆ ในประเทศไทย  หรือได้รับการรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศ หรือ โนตารี พับลิค หรือหน่วยงานอื่นตามกฎหมายของประเทศนั้น ๆ แล้วแต่กรณี พร้อมคำแปลภาษาไทยที่ผู้แปลลงชื่อรับรองว่าเป็นคำแปลที่ถูกต้องพร้อมสำเนาอย่างละ 1 ชุด

ในกรณีที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้น ๆ ในประเทศไทยเป็นผู้ตรวจสอบและรับรองคำแปลเอกสารภาษาต่างประเทศที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษเป็นภาษาไทย  ให้แนบต้นฉบับภาษาต่างประเทศและต้นฉบับคำแปลภาษาไทยที่สถานทูตหรือสถานกงสุลดังกล่าวได้ประทับตรารับรองแล้วพร้อมสำเนาอย่างละ 1 ชุด

ข้อ 9. เอกสารที่นำมายื่นเพื่อขอให้รับรองสำเนาจะต้องเป็นเอกสารที่ทำสำเนาจากต้นฉบับที่ทางราชการไทยออกให้  ในกรณีที่ไม่สามารถนำต้นฉบับมาแสดงสำเนาเอกสารที่นำมายื่นเพื่อขอให้รับรอง จะต้องได้รับการรับรองสำเนาถูกต้องจากส่วนราชการที่ออกเอกสารนั้น เว้นแต่ ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องจะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น ทั้งนี้ สำเนาที่นำมาแสดงจะต้องอ่านได้ความชัดเจนมีข้อความตรงกันกับต้นฉบับ

การยื่นคำร้องขอให้รับรองสำเนาดังกล่าว ให้ยื่นคำร้องขอนิติกรณ์ตามแบบที่กำหนดต่อส่วนราชการของกระทรวงการต่างประเทศ พร้อมกับเอกสารดังต่อไปนี้

1. ต้นฉบับหรือสำเนาเอกสารที่ได้รับรองจากส่วนราชการที่ออกเอกสารนั้น พร้อมสำเนา 2 ชุด
2. บัตรประจำตัว หรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ พร้อมสำเนา 1 ชุด
3. ในกรณีที่เจ้าของเอกสารไม่สามารถยื่นคำร้องด้วยตนเอง ให้มีหนังสือมอบอำนาจ และบัตรประจำตัว หรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ของผู้มอบอำนาจ พร้อมสำเนา 1 ชุด หากเจ้าของเอกสารเป็นนิติบุคคล  ให้มีหนังสือมอบอำนาจจากผู้มีอำนาจลงนามแทนนิติบุคคลนั้น บัตรประจำตัวหรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ของผู้มีอำนาจลงนามแทน พร้อมสำเนา 1 ชุด

ข้อ 10. เอกสารที่นำมายื่นเพื่อขอให้รับรองลายมือชื่อ จะต้องเป็นเอกสารต้นฉบับที่ลงนามโดยเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจลงนามของส่วนราชการนั้น ๆ หรือเจ้าหน้าที่สถานทูต หรือสถานกงสุลของต่างประเทศในประเทศไทย  ในกรณีที่ยื่นคำร้องต่อสถานทูตหรือสถานกงสุลของไทยในต่างประเทศ  เอกสารดังกล่าวจะต้องเป็นเอกสารที่ลงนามโดยเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจของกระทรวงการต่างประเทศ หรือ โนตารี พับลิค หรือหน่วยงานอื่นตามกฎหมายของประเทศนั้น ๆ แล้วแต่กรณี

การรับรองลายมือชื่อจะกระทำได้ต่อเมื่อเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจดังกล่าวได้ส่งตัวอย่างลายมือชื่อให้ไว้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบ

การยื่นคำร้องให้รับรองลายมือชื่อให้ยื่นคำร้องขอนิติกรณ์ตามแบบที่กำหนดต่อส่วนราชการของกระทรวงการต่างประเทศไทย พร้อมเอกสารดังต่อไปนี้

1. สำเนาเอกสารที่ขอให้รับรองลายมือชื่อ จำนวน 1 ชุด
2. บัตรประจำตัว หรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ พร้อมสำเนา 1 ชุด
3. ในกรณีที่เจ้าของเอกสารไม่สามารถยื่นคำร้องด้วยตนเอง ให้มีหนังสือมอบอำนาจและบัตรประจำตัวหรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ของผู้มอบอำนาจพร้อมสำเนา 1 ชุด   หากเจ้าของเอกสารเป็นนิติบุคคล  ให้มีหนังมอบอำนาจจากผู้มีอำนาจลงนามแทนนิติบุคคลนั้น บัตรประจำตัวหรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ของผู้มีอำนาจลงนามพร้อมสำเนา 1 ชุด

ข้อ 11. ในกรณีที่ขอให้รับรองลายมือชื่อบุคคล ผู้นั้นจะต้องมาลงลายมือชื่อต่อหน้าเจ้าหน้าที่โดยให้ยื่นคำร้องขอนิติกรณ์ ตามแบบที่กำหนด ต่อส่วนราชการกระทรวงการต่างประเทศพร้อมเอกสารดังต่อไปนี้

1. ต้นฉบับเอกสารที่จะต้องลงลายมือชื่อต่อเจ้าหน้าที่พร้อมสำเนา 1 ชุด
2. บัตรประจำตัว หรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ พร้อมสำเนา 1 ชุด

ข้อ 12. ในกรณีที่ขอให้รับรองลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนามแทนนิติบุคคล ให้ผู้มีอำนาจลงนามแทนนิติบุคคลนั้น ๆ มาลงลายมือชื่อต่อหน้าเจ้าหน้าที่ โดยยื่นคำร้องขอนิติกรณ์ตามแบบที่กำหนดต่อส่วนราชการของกระทรวงการต่างประเทศพร้อมเอกสารดังต่อไปนี้

1. ต้นฉบับเอกสารที่จะต้องลงลายมือชื่อต่อหน้าเจ้าหน้าที่ พร้อมสำเนา 1 ชุด
2. บัตรประจำตัวหรือเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ของผู้ที่จะลงลายมือชื่อพร้อมสำเนา 1 ชุด
3. หนังสือรับรองการมีอำนาจลงนามแทนนิติบุคคล

ข้อ 13. การรับรองลายมือชื่อตามข้อ 11 และข้อ 12 เนื้อหาของเอกสารที่นำมาแสดง และวัตถุประสงค์ที่นำไปใช้จะต้องไม่ขัดต่อกฎหมาย ความสงบเรียบร้อยหรือศีลธรรมอันดีของประชาชน

ข้อ 14. เอกสารที่ทำขึ้นในต่างประเทศ และได้รับการรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศหรือ โนตารี พับลิค หรือหน่วยงานอื่น ตามกฎหมายของประเทศนั้น ๆ หากผู้ร้องนำมายื่นต่อกระทรวงการต่างประเทศเพื่อขอให้รับรอง  เอกสารดังกล่าวต้องได้รับการรับรองจาก สถานทูตหรือกงสุลของไทยที่มีเขตอาณาในประเทศนั้น ๆ ก่อน

ข้อ 15. การรับรองคำแปลเอกสาร เมื่อเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจได้ตรวจสอบถ้อยคำและเนื้อความในคำแปลแล้วเห็นว่าถูกต้องตรงกัน ให้รับรองโดยใช้คำรับรองว่า "certified correct translation" หรือ "ขอรับรองว่าเป็นคำแปลถูกต้อง" การรับรองคำแปลเช่นว่านี้ให้ใช้กรณีที่กระทรวงการต่างประเทศเป็นผู้แปล  การรับรองคำแปลกรณีที่หน่วยราชการอื่นหรือเอกชนเป็นผู้แปลและผู้แปลลงลายมือชื่อรับรองว่าเป็นคำแปลที่ถูกต้อง  ให้ใช้คำรับรองว่า " seen at the Ministry of Foreign Affairs" หรือ " กระทรวงการต่างประเทศได้ทราบแล้ว " หรือ " Seen at the Royal Thai Embassy " หรือ " สถานเอกอัครราชทูตได้ทราบแล้ว " หรือ " Seen at the Royal Thai Consulate-General " หรือ " สถานกงสุลใหญ่ได้ทราบแล้ว " แล้วแต่กรณี

ข้อ 16. การรับรองสำเนาให้ใช้คำรับรองว่า " certified true copy "

ข้อ 17. การรับรองลายมือชื่อตามข้อ 10 เมื่อเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจให้ตรวจสอบหลักฐานแล้วเชื่อว่าเป็นลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจที่ได้ส่งตัวอย่างลายมือชื่อให้ไว้เป็นหลักฐาน ให้ใช้คำรับรองว่า " certified genuine signature of ……" หรือ " ขอรับรองว่าเป็นลายมือชื่อที่แท้จริงของ…"

สำหรับการรับรองลายมือชื่อตาม ข้อ 11 และข้อ 12 ให้ใช้คำรับรองว่า " certified genuine signature of …… " และให้มีข้อความว่า " The Ministry of Foreign Affairs หรือ The Royal Thai Embassy หรือ The Royal Thai Consulate-General assumes no responsibility for the contents of the document " แล้วแต่กรณี

ข้อ 18. การรับรองทุกครั้งให้ระบุเลขที่นิติกรณ์ วันที่ สถานที่ คำรับรอง และลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ พร้อมด้วยตำแหน่ง และตราประทับของส่วนราชการ

ข้อ 19. ให้เจ้าหน้าที่จัดทำสมุดทะเบียนนิติกรณ์ประจำส่วนราชการ โดยให้มีรายการดังต่อไปนี้

1. วันที่รับเอกสาร
2. ชื่อผู้ยื่นคำร้อง
3. ชื่อเจ้าของเอกสาร
4. ประเภทของเอกสาร
5. เลขที่ นิติกรณ์
6. วันเดือนปี นิติกรณ์
7. วันที่จ่ายเอกสาร

ข้อ 20. ให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการตรวจสอบ และให้บริการรับรองเอกสารที่มีผู้ยื่นคำขอนิติกรณ์ให้แล้วเสร็จภายใน 2 วันทำการ ไม่นับวันที่ได้รับคำขอ  ยกเว้นกรณีมีความจำเป็นต้องส่งเอกสารที่ผู้ร้องยื่นคำร้องขอให้หน่วยราชการที่เกี่ยวข้องของไทยตรวจสอบความถูกต้องก่อน  ทั้งนี้ ระยะเวลาในการดำเนินการต้องไม่เกิน 45 วัน

ข้อ 21. อัตราค่าธรรมเนียมการรับรองเอกสาร ให้เป็นไปตามประกาศกระทรวงการต่างประเทศ